Partners login

Plania

Finnmarkssykehuset HF

Som driftsansvarlig for Finnmarksykehuset har Frode Larsen det overordnede driftsansvaret for 87.000 kvadratmeter bygningsmasse, fordelt på fem lokasjoner, i et fylke like stort som hele Danmark.
 

Kostnadseffektiv investering 

Frode Larsen
Driftsansvarlig

Vi hadde 4,5 millioner i budsjettunderskudd, nå er vi i balanse

Ingen oversikt
- Før vi startet å bruke Plania systematisk hadde vi ingen eller liten oversikt over periodiske rutiner. Vi manglet også oversikt over investeringsbehov på maskiner og utstyr. Vi fikk da kun ordrer tilsendt via e-post. Disse ble utført, men ikke registrert noe sted, forteller han.
Driftsavdelingen ble fort den posten som ble kuttet i antall stillinger når omstillingsprosesser ble gjennomført. Grunnen til dette var i hovedsak at ingen hadde oversikt over hvilke rutiner og oppgaver avdelingen gjennomførte eller ikke fikk gjennomført. 

Negative økonomiske konsekvenser
Ifølge Larsen manglet det en langsiktig plan for innkjøp. Konsekvensen ble i mange tilfeller akutte innkjøp av utstyr på grunn av manglende oppfølgning og dokumentasjon av utstyrets tilstand.
- En langsiktig plan for investering kunne ha gitt oss tid til bedre og billigere innkjøpsprosesser. Dette har vi fått på plass mye takket være systematisk registrering av arbeidsordrer på utstyret og periodisk vedlikehold. 

Bedre kontroll og planlegging
Det var også i stor grad benyttet innleid firma til utførelse av arbeidsoppgaver – også dette på grunn av dårlig arbeidsplanlegging og liten tilgang på eget personell. Med systematisk registrering av arbeidsoppgaver har avdelingen nå fått bedre kontroll og kan planlegge dagene på en slik måtte at eget personell brukes enda bedre.
- I tillegg har vi kunnet vise behovet for ekstra personell og har de siste årene hatt en økning på antall ansatte i drift. Dette i en periode da andre avdelinger i sykehusene har måtte redusere, sier han og legger til: - Konsekvensen er at antall telefonhenvendelser har gått drastisk ned og er nå på et minimum. Ingenting blir glemt, for arbeidsoppgavene er i flyt. 

Brannbok – en velsignelse
I år 2010 betalte foretaket døgnbot til branntilsynet på grunn av manglende oppdaterte prosedyrer og for dårlig opplæring av ansatte.
- Vi tok da i bruk Brannbok-løsningen i Plania web. Med den fikk vi oppdaterte prosedyrer linket til docmap (kvalitetssikrings-system) og en levende brannbok for gjennomføring av brannvernrunder og opplæring av alle ansatte på alle lokasjoner i hele fylket samtidig. Etter pålegg fra myndighetene måtte vi rett og slett ta et grep med de gamle og slitte brannbøkene våre. Da kom Plania sin digitale brannbok seilende på ei fjøl – som en velsignelse, sier driftssjefen. 

 

Elektrobok: Enklere og mer tilgjengelig 
Elektrobok ble innført i 2013 på bakgrunn av stadig større og flere oppgaver, kontroller og prosedyrer knyttet til elektro. I første omgang ble det gjort for å forenkle årlige tilsyn fra DSB. I tillegg ser vi at denne boken forenkler arbeidet for elektriker både internt og eksternt. Det gir oss mye bedre kontroll på oppgaver og avvik, samt at våre prosedyrer på dette området er mer tilgengelig og derfor er enklere å etterleve.

Har gitt gode resultater
Ifølge driftssjefen har Plania bidratt til å skape den nødvendige oversikten for å kunne drive effektivt og systematisk innenfor de rammer som avdelingen er tildelt økonomisk og ressursmessig.
- Vi ser også at rapportering til myndigheter og foretaksledelse er forenklet betraktelig etter som bruken og registreringen øker fra våre driftsteknikere. Vi vil fortsette å utvikle bruken av Plania internt i tett samarbeid med Plania også i framtiden. Vårt første mål er å bruke Plania på nettbrett, dette vil nok øke effektiviteten og interessen for bruken av Plania internt, sier han.

- Jeg har en avdeling på fem lokasjoner fordelt på et fylke på størrelse med Danmark. Jeg har derfor stor nytte av oversikten jeg får gjennom Plania til planlegging av investeringsplaner og driftsplanlegging uten å måtte «plage» de ansatte i vanlig drift, avslutter han. 

Relatert innhold